Vitengo
VITENGO VYA BARAZA LA MANISPAA MAGHARIBI "A"
Baraza la Manispaa ya Magharibi “A” lina vitengo sita (6) navyo ni:-
1) Kitengo cha Ukaguzi wa Ndani
2) Kitengo cha Tehama
3) Kitengo cha Huduma za Sheria
4) Kitengo cha Uhasibu
5) Kitengo cha Manunuzi
6) Kitengo cha Habari na Uhusiano
Kitengo hiki kitakuwa na jukumu la kukagua mifumo ya ndani ya kifedha na kutoa ushauri juu ya mwenendo wa ukusanyaji
Majukumu ya kitengo cha ukagunzi wa ndani
1. Kukagua na kutoa ripoti kuhusu udhibiti wa mapato na matumizi ya rasilimali fedha za Serikali za Mitaa kwa kuzingatia Sheria.
2. Kukagua na kuandaa ripoti kwa mujibu wa Kanuni, Miongozo na taratibu
za kudhibiti matumizi ya Serikali za Mitaa.
3. Kukagua na kutoa ripoti kuhusu usahihi wa vifungu vya hesabu za
mapato na matumizi ya Serikali za Mitaa na kushauri ipasavyo.
4. Kufanya ukaguzi wa thamani ya fedha (Value for Money.
5. Kutoa ushauri na mwenendo wa matumizi ya fedha katika taasisi.
6. Kubuni na kupendekeza mifumo bora ya udhibiti na usimamizi wa fedha
za ndani (internal control mechanism.
7. Kuandaa ripoti ya mwezi, robo, nusu, na mwaka juu ya matumizi ya
fedha.
8. Kufanya ukaguzi wa matumizi ya fedha pamoja na rasilimali nyengine ya
taasisi.
9. Kutoa ushauri juu ya matumizi ya mifumo ya kielektroniki ya ukusanyaji wa mapato.
10. Kuandaa ripoti za utekelezaji wa kazi ikiwemo ripoti ya robo, nusu na mwaka.
Kitengo hiki kitakuwa na jukumu la kusimamia utekelezaji wa kazi za Teknolojia ya Habari na Mawasiliano (TEHAMA) na huduma za uhusiano za Mamlaka.
Majukumu ya kitengo cha tehama
1. Kuandaa mpango mkakati na taratibu za matumizi ya TEHAMA kulingana na miongozo ya Serikali.
2. Kutoa ushauri Mamlaka ya Serikali ya Mitaa katika masuala yanayohusu TEHAMA.
3. Kusimamia uandaaji na matumizi ya tovuti na “data base” kwa ajili ya
matumizi ya Serikali za Mitaa.
4. Kufuatilia mifumo ya TEHAMA ‘hardware na software’ katika Serikali za Mitaa na kuweka kumbukumbu zake.
5. Kutathmini, kuimarisha na kufuatilia matumizi ya teknolojia ya habari,
mawasiliano katika Ofisi za Serikali za Mitaa.
6. Kutathmini na kudhibiti mambo yanayoweza kuharibu miundombinu ya TEHAMA na mifumo ya Habari.
7. Kuanzisha na kuimarisha tovuti ya Serikali za Mitaa.
8. Kutunza na kutumia taarifa na takwimu zitokanazo na TEHAMA.
9. Kufanya ukaguzi na matengenezo ya vifaa na Mifumo ya TEHAMA iliyopo katika Mamlaka ya Serikali za Mitaa.
10. Kutoa ushauri na kuratibu ununuaji wa vifaa vya TEHAMA pamoja na Programu.
11. Kusimamia mifumo ya Kielekroniki ya ukusanyaji wa mapato ya Serikali za Mitaa na kutoa mapendekezo ya maboresho ya mifumo hiyo.
12. Kuandaa ripoti za utekelezaji wa kazi ikiwemo ripoti ya robo, nusu na mwaka.
Kitengo cha hiki kitakuwa na jukumu la kusimamia Sheria na taratibu mbali mbali katika utekelezaji wa shughuli za Mamlaka za Serikali za Mitaa.
Majukumu ya kitengo cha huduma ya sheria
1. Kutoa ushauri wa Kisheria kwa Mamlaka za Serikali za Mitaa katika
mambo mbali mbali pamoja na wadau wengine.
2. Kusimamia kesi za Mamlaka za Serikali za Mitaa.
3. Kutatua migogoro katika eneo la Mamlakaza Serikali za Mitaa.
4. Kuandaa na kupitia mikataba ya Mamlaka za Serikali za Mitaa.
5. Kusimamia utekelezaji wa Sheria hususan Sheria ndogo za Mamlakaza Serikali za Mitaa.
6. Kutunga rasimu pamoja na kupendekeza marekebisho ya Sheria ndogo ndogo za Mamlaka za Serikali za Mitaa.
7. Kutunza majalada ya kesi pamoja na kuandaa hati za madai kuhusiana na taasisi.
8. Kuwakilisha
Mamlaka ya Serikali ya Mtaa Mahakamani kwa kukushirikiana na Afisi ya Mwanasheria Mkuu.
9. Kuandaa ripoti za utekelezaji wa kazi ikiwemo ripoti ya robo, nusu na mwaka.
10. Kusimamia utekelezaji wa Sheria, Kanuni na taratibu za Mamlaka za Serikali za Mitaa.
11. Kusaidia kuzuia hujuma na vitendo vya ukiukwaji wa Sheria katika Mamlaka za Serikali za Mitaa.
Kitengo hiki kitakuwa na jukumu la kuhakikisha kuwa usimamizi wa fedha za umma pamoja na utunzaji wa hesabu katika Serikali za Mitaa unafanyika kwa kuzingatia Sheria, Kanuni na Miongozo ya Matumizi ya Fedha za Serikali.
Majukumu ya kitengo cha uhasibu
1. Kufanya malipo kupitia mfumo wa usimamizi wa fedha uliopo.
2. Kupeleka orodha ya malipo hazina.
3. Kuchukua hundi za malipo kutoka hazina.
4. Kupeleka benki fedha taslim na hundi.
5. Kutayarisha taarifa za kila mwezi za malipo.
6. Kufanya malipo ya fedha taslim au hundi kwa watumishi, wateja na
watoa huduma wengine.
7. Kutunza daftari za malipo.
8. Kusimamia taratibu za malipo ya mishahara.
9. Kufanya mikato ya fedha kwenye mishahara ya watumishi na kuiwasilisha katika taasisi husika.
10. Kuandaa taarifa za matumizi ya fedha za robo, nusu na mwaka mzima na kuziwasilisha katika Sekretarieti ya Mkoa.
11. Kuandaa nyaraka za matumizi ya fedha na kutunza kumbu kumbu zake.
12. Kujibu hoja za Ukaguzi kama zitakavyoibuliwa na Mdhibiti na Mkaguzi Mkuu wa Hesabu za Serikali wakati wa Ukaguzi.
13. Kuandaa ripoti za utekelezaji wa kazi ikiwemo ripoti ya robo, nusu na mwaka.
Kitengo hiki kitakuwa na jukumu la kusimamia shughuli zote za manunuzi na ugavi katika Mamlaka za Serikali za Mitaa kwa kuzingatia Sheria na taratibu za Manunuzi na Uondoshaji wa Mali za Umma.
Majukumu ya kitengo cha manunuzi
1. Kuhakikisha kuwa hatua na taratibu za Sheria ya Manunuzi ya Umma na Uuzaji wa Mali za Serikali zinazingatiwa ipasavyo.
2. Kuandaa na kusimamia utekelezaji wa mpango wa manunuzi wa mwaka katika Serikali za Mitaa pamoja na uandaaji na kuhifadhi nyaraka za Zabuni.
3. Kununua, kutunza na kusimamia matumizi ya vifaa vya Ofisi kwa mujibu wa mahitaji.
4. Kusimamia uondoshaji wa vifaa visivyofaa, kukusanya na kutunza takwimu za upokeaji, utunzaji na usambazaji wa vifaa.
5. Kusimamia Kamati ya Wataalamu katika tathmini za Zabuni zinazotolewa na Mamlaka za Serikali za Mitaa.
6. Kuweka daftari la kumbukumbu za utowaji na upokeaji wa Zabuni.
7. Kuhifadhi nyaraka na mikataba ya Zabuni.
8. Kufanya majadiliano na makubaliano ya bei za Zabuni.
9. Kutoa huduma katika vikao vya Bodi ya Zabuni.
10. Kufuatilia mali chakavu zilizopitiwa muda wa matumizi za Ofisi.
11. Kuandaa na kupendekeza uondoshwaji wa Mali za Umma katika Ofisi.
12. Kuandaa ripoti za utekelezaji wa kazi ikiwemo ripoti ya robo, nusu na mwaka.
Kitengo hiki kitakuwa na jukumu la kuratibu taarifa zote zinazotolewa na
Mamlaka za serikali za mita kwenda katika vyombo vya habari na kuandaa
taarifa rasmi kutoka serikali za mitaa kwenda kwa jamii.
Majukumu ya kitengo cha habari na uhusiano
1. Kusimamia na kuratibu taarifa zote zinazotoka Mamlaka za Mitaa kwenda katika vyombo vya habari.
2. Kuandaa taarifa rasmi kutoka Mamlaka ya Serikali ya Mitaa kwenda kwa
jamii.
3. Kusimamia mchakato wa kujenga mahusiano mazuri na wakaazi wa Malaka za Serikali za Mitaa na Wadau wengine.
4. Kuratibu ziara za wageni wa ndani na wa nje ya nchi wanaofika kwa lengo la kupata ufahamu wa shughuli za Mamlaka ya Serikali ya Mitaa.
5. Kutayarisha na kupitia vipeperushi na matangazo ya kuitangaza Taasisi.
6. Kupokea malalamiko kwa wadau na wananchi kwa ujumla juu ya utendaji wa taasisi.
7. Kutoa ushauri wa masuala yote yanayohusiana na habari.
8. Kutoa taarifa za taasisi katika mambo mbali mbali ya maendeleo na matatizo ya taasisi.
9. Kuandaa ripoti za utekelezaji wa kazi ikiwemo ripoti ya robo, nusu na mwaka.